Hackathon of congres: hoe houd je de energie erin tussen de sessies?

Een hackathon of congres vraagt veel van de deelnemers. Urenlang luisteren, programmeren, overleggen en presenteren. Na de lunch zakt de energie in, en tegen het einde van de middag kijkt iedereen vooral naar de klok. Een extra kop koffie helpt dan maar even.

Wat wel helpt, is iets totaal anders doen. Even opstaan, iets met je handen, iets met een winnaar en een verliezer. Daarom zetten organisatoren steeds vaker gaming in als break tussen de sessies. In dit artikel lees je hoe dat werkt, met de hackathon van Rabobank in de Jaarbeurs als voorbeeld.

Waarom een actieve break werkt

Wie uren geconcentreerd werkt, heeft geen behoefte aan nog meer informatie. Wel aan een korte onderbreking die het hoofd leegmaakt. Gaming doet dat om drie redenen:

• Het vraagt een ander soort aandacht. Een race of een potje voetbal op de PlayStation is intens, maar kort. Na een paar minuten ben je terug met een fris hoofd.
• Het verbindt. Op een hackathon werken teams vaak naast elkaar zonder elkaar te kennen. Een uitdaging aan het team ernaast is de snelste manier om dat te doorbreken.
• Het past in elk schema. Deelnemers lopen binnen wanneer het hen uitkomt. Niemand hoeft een sessie te missen.

Rabobank: EA FC en F1 tijdens de hackathon

Tijdens de hackathon van Rabobank in de Jaarbeurs in Utrecht mochten wij het plezier en de ontspanning verzorgen. Met een EA FC-toernooi op gamecases en zes Formule 1-simulatoren, volledig in de huisstijl van Rabobank.

Iedereen heeft elkaar wel een keer uitgedaagd, maar slechts een aantal kon er met de winst vandoor. Precies dat maakt het werk: tussen twee sprints door even een potje, en daarna met een verhaal terug naar je laptop.

De evaluatie van Rabobank was kort en duidelijk: “The games and engaging the team.” Lees de hele case van de Rabobank-hackathon.

EA FC of F1: wat past bij jouw event?

Beide werken als break, maar ze doen iets anders met de groep.

	EA FC-toernooi	F1-simulator
Hoe het werkt	Één tegen één of twee tegen twee, met een schema en live scores	Eén coureur per simulator, tegen de klok of tegen elkaar
Hoe lang duurt een beurt	Een wedstrijd van een paar minuten	Bij een tijdrit is een speler binnen 5 minuten geweest
Wat het oplevert	Een toernooi met een finale, goed als afsluiter	Een klassement dat de hele dag doorloopt
Geschikt voor	Teams die elkaar willen uitdagen	Deelnemers die zelf kiezen wanneer ze rijden

De combinatie werkt het best op een lang event. De simulatoren zijn de inloop voor wie even weg wil van zijn scherm, het toernooi geeft de dag een hoogtepunt. Niet-gamers reageren op een F1-simulator overigens bijna altijd hetzelfde: heftig, het stuur geeft feedback en het gaat sneller dan verwacht. Ze vinden het echt een uitdaging.

Zo plan je de breaks in

Op een hackathon of congres is tijd schaars. Een paar manieren om gaming in te passen:

1. Vrije inloop naast het programma. De simulatoren en gamecases staan de hele dag aan. Deelnemers gaan erheen als ze even vastzitten of als hun team op iets wacht. Dit werkt het best op een hackathon.
2. Vaste breaks. Na elke sessie twintig minuten of een half uur. Dit past bij een congres met een strak programma.
3. Een finale als afsluiter. Laat het toernooi de hele dag lopen en speel de finale op het grote scherm, vlak voor de prijsuitreiking of de borrel. Zo blijft iedereen tot het einde.

Op een congres met parallelle sessies kun je de gaming ook in de foyer zetten, op de route tussen de zalen. Wie wacht op de volgende sessie, doet even mee.

Wat je vooraf regelt

Op een beurs- of congreslocatie gelden vaak eigen regels. Dit stemmen we altijd af:

• Aanrijden en looproute. Grote locaties hebben vaste laad- en losplekken en soms lange looproutes naar de zaal. We spreken vooraf af waar we lossen en hoe we binnenkomen, zodat de opbouw op tijd klaar is.
• Stroom en ruimte. Per F1-simulator rekenen we 1 bij 2 meter en 2 stroompunten. Voor de gamecases en een groot scherm voor de finale kijken we vooraf mee op de plattegrond.
• Veiligheid. Op een drukke vloer met kabels, laptops en drankjes moet alles stevig staan en goed afgeplakt zijn. We bespreken vooraf wat er gebeurt als er toch iets misgaat, en wie op de locatie het aanspreekpunt is.
• Taal. Een internationale hackathon vraagt om uitleg in het Engels. Laat ons vooraf weten in welke taal de deelnemers het liefst worden aangesproken.
• Branding. Bij Rabobank was alles in de eigen huisstijl. Lever je logo op tijd aan, dan staat het op de dag op de cases en schermen.

Ook op een beurs

Wat werkt op een congres, werkt ook op een beurs. Bij Valckenier in Gent stonden F1-simulatoren met een scorebord als beursactivatie. Een scorebord geeft bezoekers een reden om te blijven hangen en later terug te komen om hun tijd te verbeteren. De reactie van Valckenier: “Organisatie, présence, vlotte en vriendelijke eventmanager.” Lees de case van Valckenier.

En bij Schiphol Group stonden twee simulatoren voor een vrije training. Op een werkdag wil je vooral dat het gewoon draait, en dat was ook wat Schiphol Group terugschreef: “opbouw ging vlot, alles liep voorspoedig, alles deed het!”

Wat kost het?

Alle prijzen excl. btw en met begeleiding:

• EA FC Event Standaard: €699, met 10 PS5’s en toernooisoftware met live scores, voor 10 tot 40 personen en 2,5 uur.
• EA FC Event Uitgebreid: €999, voor 20 tot 80 personen en 3,5 uur.
• F1 Event Tijdrit: €999, met 4 simulatoren en een live leaderboard, 2 uur.
• F1 Event Grand Prix: €1.199, met 6 simulatoren, kwalificatie en een echte race, 2 uur.

Een hackathon duurt vaak langer dan een standaardpakket. Dan maken we een voorstel op maat.

Veelgestelde vragen

Leidt gaming niet af van het werk? Nee, als je het goed inplant. Deelnemers gaan er in hun eigen tempo heen, en een korte break levert meestal meer focus op dan doorwerken.

Kan het de hele dag of nacht blijven staan? Ja. Op een hackathon die doorloopt, spreken we af hoe lang we begeleiden en wanneer het vrij spelen wordt.

Hoeveel ruimte heb je nodig? Voor zes simulatoren en een toernooi met gamecases heb je een flinke hoek van de zaal nodig. We kijken vooraf mee op de plattegrond.

Kan het in onze huisstijl? Ja. Cases en schermen kunnen in je eigen branding, zoals bij Rabobank.

Jouw hackathon of congres

Organiseer je een hackathon, congres of lange werkdag? Vertel ons hoeveel deelnemers er zijn, hoe lang het duurt en hoe het programma eruitziet. Dan stellen we voor hoe gaming het beste past. Bekijk de pakketten voor een FIFA toernooi bedrijfsuitje of F1 simulator huren. Heb je een grote groep die moet rouleren, lees dan ook hoe je een draaischema maakt.