Personeelsdag of netwerkdag met een grote groep: hoe maak je een draaischema?

Met twintig collega’s kun je samen één activiteit doen. Met honderd niet. Dan staan er tachtig mensen te wachten terwijl twintig spelen, en is de energie na een uur weg. De oplossing is een draaischema: je verdeelt de groep in kleinere groepen en laat die op vaste momenten wisselen tussen verschillende onderdelen.

Dat klinkt als een rekensom, en dat is het ook een beetje. In dit artikel lees je hoe zo’n schema in elkaar zit, met de personeelsdagen van Jong Rijkswaterstaat en WhisperPower als voorbeeld, en welke fouten je makkelijk voorkomt.

Wat is een draaischema?

Een draaischema (ook wel rouleerschema of carrousel) is een tabel met groepen en tijdvakken. Elke groep begint bij een ander onderdeel en schuift na elk tijdvak door naar het volgende. Aan het einde van de dag heeft iedereen alles gedaan, of in elk geval een vast aantal onderdelen.

Het voordeel: niemand staat lang stil. Elke activiteit is de hele dag bezet, en elke groep heeft een duidelijk programma. Voor een netwerkdag heeft het nog een voordeel. Je kunt de groepen bewust mengen, zodat collega’s van verschillende afdelingen of locaties een dag met elkaar optrekken.

Voorbeeld: Zomer-Connect bij Jong Rijkswaterstaat

Op 20 augustus organiseerde Jong Rijkswaterstaat in Utrecht Zomer-Connect: een volledige dag met workshops. Het doel was verbinding, plezier en netwerken. Wij verzorgden het game-gedeelte met vijf onderdelen:

• F1-simulatoren
• Just Dance
• VR
• gamecases met PlayStation 5
• lasergamen

Daarnaast waren er vier workshops. Negen groepen draaiden in een schema langs die onderdelen. In teams werd gestreden om de beste score, maar bovenal werd er nagedacht over hoe je je netwerk inzet om de ander te helpen. Dat werd met de games erg gemakkelijk: er was veel interactie en genoeg te doen.

Op de foto bovenaan zie je het in de praktijk. Op het scherm bij de gamecases staan de plattegrond en het draaischema, zodat elke groep kon zien waar hij moest zijn.

De reactie na afloop: “Dank Team WePlay United voor het leuke game-aanbod. We hebben een geslaagde dag gehad.” In de evaluatie vatte Rijkswaterstaat het samen als “top event, iedereen blij”. Lees de hele case van Jong Rijkswaterstaat.

Zo reken je een draaischema uit

Begin met drie getallen: het aantal deelnemers, het aantal onderdelen en de tijd die je hebt.

1. Kies het aantal onderdelen. Elk onderdeel is een station waar één groep tegelijk is. Bij Zomer-Connect waren dat er negen: vijf game-onderdelen en vier workshops.

2. Maak evenveel groepen als onderdelen. Dan is elk station in elk tijdvak bezet en staat geen enkele groep stil. Negen onderdelen, negen groepen: zo ging het bij Rijkswaterstaat.

3. Deel de tijd in. Een tijdvak is de speeltijd plus de wissel. Reken voor de wissel echt een paar minuten: lopen, uitleg, een slok water. Wie dat vergeet, loopt na drie rondes al achter.

4. Bepaal of iedereen alles doet. Met negen onderdelen en negen tijdvakken doet elke groep alles. Heb je minder tijd, dan kies je per groep een selectie. Zorg dan wel dat elke groep minstens één actief en één rustiger onderdeel heeft.

Een rekenvoorbeeld, om het idee te laten zien: stel dat je 90 collega’s hebt, zes onderdelen en drie uur. Dan maak je zes groepen van vijftien. Met tijdvakken van 25 minuten plus 5 minuten wisselen past er precies zes keer een half uur in drie uur, en heeft iedereen alles gedaan.

Groepsgrootte per onderdeel

Niet elk onderdeel kan dezelfde groep aan. Daar houd je rekening mee bij het indelen:

Onderdeel	Wat je moet weten
Lasergamen	Ideaal voor een complete groep, twee teams tegen elkaar. Werkt het best in een grote ruimte met veel hoekjes om achter te schuilen
F1-simulator	Eén coureur per simulator. Bij een tijdrit is een speler binnen 5 minuten geweest, dus de doorloop zit er goed in
VR	Een paar spelers tegelijk, de rest kijkt mee op een scherm
Just Dance	Hoe meer mensen tegelijk, hoe leuker. Prima voor een groep die net heeft stilgezeten
Gamecases	Meerdere schermen naast elkaar, geschikt voor een onderling toernooi

Bij onderdelen met een kleine capaciteit, zoals de simulator, kun je de groep zelf laten bepalen wie wanneer rijdt. Wie wacht, moedigt aan. Dat hoort bij de lol.

Voorbeeld: WhisperPower met honderd collega’s

Een draaischema hoeft niet altijd ingewikkeld te zijn. Bij WhisperPower in Drachten stonden lasergamen en F1 centraal, in een grote loods. Alles werd continu bezet door zo’n honderd collega’s.

Een loods is voor lasergamen een droomlocatie: veel ruimte, en met wat obstakels en hindernissen genoeg plekken om dekking te zoeken. Wat we op zo’n dag ook zien: een aantal collega’s vindt lasergamen vooraf best spannend. Na een paar keer kijken en wat aanmoediging verandert dat snel in puur enthousiasme. De reactie van WhisperPower: “Goede organisatie en duidelijk.” Lees meer in de case van WhisperPower.

Wat we leren van grote groepen

Na veel personeelsdagen en netwerkdagen zien we steeds dezelfde punten terugkomen. Dit is hoe we ze aanpakken:

• Leg de teamindeling vooraf uit. De eerste tien minuten van een dag zijn vaak het rommeligst. Als iedereen bij binnenkomst al weet in welke groep hij zit, begint het programma meteen.
• Maak het schema zichtbaar. Hang het op een groot scherm of print het per groep. Zo hoeft niemand te zoeken waar hij moet zijn.
• Geef een duidelijk wisselsignaal. Een vast moment waarop alle groepen tegelijk doorschuiven, voorkomt dat één station uitloopt en de rest moet wachten.
• Hou ruimte voor uitloop. Een groep die later binnenkomt of een onderdeel dat even stilligt, vang je op met een paar minuten speling per tijdvak.
• Stem parkeren en de looproute af. Op een groot terrein is de afstand tussen de stations of de ingang soms verder dan gedacht. Dat los je vooraf op, niet op de dag zelf.

En als er op het laatste moment een groep of een paar spelers bij komen? Dat is bij ons nooit een probleem. Er is altijd een manier om iedereen te laten spelen.

Een hele dag of een middag?

Niet elke personeelsdag is een volledige workshopdag. Bij Nieuwenhuijsen Scheepsbouw in Geertruidenberg reden diverse groepen tussen 13:00 en 21:00 uur op zes F1-simulatoren, met een VR-demo ernaast. Daar was het schema een rooster van groepen die na elkaar kwamen. De reactie: “alles, het was gevarieerd en leuk.” Ook dat is een draaischema, alleen over een langere dag uitgesmeerd.

Voor een middag met een of twee onderdelen is een simpel rooster genoeg. Voor een dag met vijf of meer onderdelen en workshops maken we het schema samen met jou, zodat de games aansluiten op de rest van je programma.

Veelgestelde vragen

Hoeveel onderdelen heb je nodig voor een grote groep? Een vuistregel: zorg dat er nooit meer dan een groep op één onderdeel staat. Bij 100 collega’s en groepen van ongeveer 15 kom je dan uit op zes à zeven onderdelen, workshops of pauzeplekken meegeteld.

Kunnen de groepen elkaar ook uitdagen? Ja. Bij Zomer-Connect streden de teams om de beste score. Met een klassement over alle onderdelen heen geef je de dag een finale.

Wat als het aantal deelnemers op de dag anders is? Extra spelers of een extra groep passen we in. We schuiven de groepen dan iets op, of zetten een onderdeel open voor vrij spelen.

Hoeveel ruimte heb je nodig? Dat hangt af van de onderdelen. Lasergamen vraagt de meeste ruimte. Een loods, sporthal of grote zaal werkt het best.

Jouw personeelsdag

Organiseer je een personeelsdag of netwerkdag met een grote groep? Vertel ons met hoeveel collega’s je komt, hoeveel tijd je hebt en wat het doel van de dag is. Dan maken we een voorstel met onderdelen en een draaischema. Begin bij lasergamen huren of F1 simulator huren, of kijk op onze pagina voor bedrijven.