Evenement organiseren in Eindhoven

Sta op een donderdagavond op het 18 September Plein in Eindhoven, kijk naar de skyline waar de oude Philips-watertorens vermengd zijn met moderne kantoorgebouwen en het oranje Philips Stadion van PSV aan de horizon, en bedenk dat deze stad in 30 jaar getransformeerd is van industrieel hart naar Brainport. Drie kilometer naar het noordwesten ligt Strijp-S waar het Klokgebouw (Philips’ oude kloof uit 1929) sinds 2008 als creatief en eventcentrum dient. Aan de zuidkant van de stad ligt de High Tech Campus waar ASML, Signify, NXP en honderden spin-offs hun werkruimtes hebben. En op de avond van 31 oktober verandert het hele centrum in een lichtparade voor de Glow-festival-week.

Eindhoven is in zakelijke termen geen normale Nederlandse stad. Brainport, ASML, Philips, Signify, NXP en honderden toeleveranciers zorgen voor een eventmarkt waar internationaliteit, techniek en lange-termijn-relaties standaard zijn.

Drie patronen die we hier zien

Patroon 1: de internationale jaarafsluiting

Een team van 60 tot 120 mensen waarvan 30 tot 50% niet-Nederlandstalig is. Event wordt in het Engels begeleid, eindigt om 17.30 omdat veel medewerkers naar woonregio’s buiten Eindhoven reizen (Veldhoven, Best, Eersel, Oirschot, Heeze), en heeft een hoog tech-niveau in de gekozen activiteiten.

Wat past:

• VR-experience-circuit met 6 tot 12 headsets in een Klokgebouw-zaal of een eigen kantoorvloer op de High Tech Campus
• F1-simulator met optionele tech-uitleg
• EA FC-bracket in het Engels begeleid
• Bounce hockey voor de actief-fysieke component

Patroon 2: het partnerevent in een ASML-toeleveringsketen

Toeleveranciers organiseren regelmatig een event voor klanten en partners uit hun keten. Doelgroep is dan technisch georiënteerd, vaak 30 tot 80 externe gasten met 15 tot 30 eigen medewerkers. Locatie is vaak het DAF Museum aan de Tongelresestraat (trucks in de hangaar als achtergrond) of een statig pand op de High Tech Campus.

Wat past:

• F1-simulator-activatie tijdens receptie
• Pubquiz met tech-vragen op maat (Moore’s Law, EUV-lithografie, halfgeleider-geschiedenis)
• Retro-arcade als doorlopende borrelactiviteit
• Casino-avond voor formelere klantenrelatie-events

Patroon 3: het familiebedrijf-personeelsfeest

Een minder bekend onderdeel van de Eindhovense eventmarkt: traditionele Brabantse MKB-bedrijven die niet in Brainport-direct opereren maar wel in de regio gevestigd zijn (vaak in De Hurk of GDC Acht-industrieterreinen). Vaak gemengde leeftijden, Nederlandstalig, sterke regionale identiteit.

Wat past:

• Muziekbingo als hoofdactiviteit in een Stratumseind-zaal
• Karaoke als afsluiter
• Bubbelvoetbal bij sportieve culturen op een bedrijfsterrein
• Lasergame op bedrijfsterrein in De Hurk

Per Eindhovens gebied wat past

Strijp-S en het Klokgebouw

Voormalige Philips-werkterreinen, sinds 2008 herontwikkeld tot creatief gebied. Voor 200+ events is het Klokgebouw de standaard, voor middelgrote events Microlab en de Hoogtij-eventruimtes.

High Tech Campus en Strijp-T

Spin-offs en multinationals in een campus-omgeving. Voor on-site events bij ASML-toeleveranciers, FEI, Demcon en biotech-bedrijven zetten we VR en F1-simulator vaak op in eigen kantoren.

Centrum, Stratumseind, 18 September Plein

Het oudere stuk. Agencies, kleinere zakelijke organisaties, retail-hoofdkantoren. Voor compactere events past hier silent disco of retro-arcade.

Genneper Parken en PSV-omgeving

Sport-gerelateerd. PSV-sponsorrelatie-events of sportieve teams. EA FC-toernooien in Philips Stadion-bijzalen, LED-voetbal op trainingsvelden.

De Hurk en GDC Acht

Industriële randen. Productie- en transportbedrijven. Lasergame en bubbelvoetbal op het laaddek.

Woensel en Eckart

Wijken met diverser bedrijvenpubliek. MKB en zorgteams. Muziekbingo en karaoke als personeelsfeest-afsluiter.

Eindhovense locaties die wij vaak gebruiken

• Klokgebouw (Strijp-S) voor 200+ personen
• Microlab voor middelgrote tech-bijeenkomsten
• Strijp-S area voor creatieve teams
• High Tech Campus voor on-site events
• Hotel Pullman Cocagne voor formele zakelijke events
• DAF Museum voor klantenrelatie-events met “iets bijzonders”
• Van Abbemuseum voor klantenrelatie-events met kunst-cachet
• Philips Stadion-zalen voor PSV-sponsorrelatie
• Eigen productiehallen in De Hurk en GDC Acht

Logistieke aandachtspunten

Internationale verkeer. Eindhoven Airport heeft een groeiende internationale connectiviteit. Voor events met buitenlandse gasten op de eventdag aankomend, plan een marge van 2 uur tussen vlucht en eventstart.

ASML en piek-tijden. Wanneer ASML groot personeel beweegt (kwartaaltransitions, internationale conferenties), worden Eindhovense hotels en zalen schaars.

Carnaval. Brabantse carnaval is een echte stop. Plan in februari geen zakelijke events tijdens de carnavalsperiode.

Glow Festival (begin november). De stad transformeert in een lichtparade. Hotels vol, parkeren lastig, maar ook een kans voor klantenrelatie-events.

Dutch Design Week (oktober). Vrijwel alle eventlocaties in Strijp-S en het centrum zijn dan vol. Plan ofwel mee in deze week of ver erbuiten.

Prijsindicatie

Groep	Setup	Game-event indicatie
30 personen	F1 + retro-arcade	€1.500 tot €2.000
80 personen	VR-circuit + F1 + EA FC	€3.500 tot €5.000
200 personen	Internationaal circuit met 6 activiteiten	€7.000 tot €11.500

Reiskosten Amsterdam-Eindhoven zijn beperkt en in offerte verwerkt.

Mail wesley@weplayunited.com of bel 020-808-8670. Geef in eerste contact aan hoe internationaal je team is, dan stemmen we het programma af.