Evenementenbureau Leiden

Sta op een woensdagmiddag op het Pieterskerkhof in Leiden, kijk naar de Pieterskerk waar de Pilgrim Fathers in 1620 vertrokken naar Amerika, en draai 90 graden naar links waar de Burcht uit de 11e eeuw als kunstmatige heuvel boven het Rapenburg uitkijkt. Loop 200 meter naar het Rapenburg waar de oude herenhuizen langs de gracht een bewaarbeeld geven van een 17e-eeuws universiteitsstad. Aan de noordoostkant van de stad ligt het Bio Science Park waar Janssen Pharmaceuticals, Galapagos en honderden biotech-startups hun werkruimtes hebben. En in het centrum staat Naturalis met zijn dino-skeletten en het Rijksmuseum van Oudheden met zijn Egyptische tempel.

Leiden is een ander type stad dan de meeste in onze klantenlijst. Universiteit Leiden, LUMC, Janssen Pharmaceutical (Bioscience Park), de Biotech-cluster en de juridische faculteit-alumni-firms vormen een werkmilieu waar onderzoek, geneeskunde en intellectueel werk een grotere rol spelen dan elders.

Voor een evenementenbureau betekent dat: andere taal, andere ritmes, andere voorkeuren.

Wat Leidse organisaties typeren

Onderzoekscultuur

Teams werken in onderzoekscycli, niet in kwartaalrapportages. Een team-event aan het einde van een onderzoeksperiode of na publicatie van een paper voelt anders dan een Q4-borrel bij een SaaS-bedrijf. Voor LUMC-onderzoeksgroepen en universitaire afdelingen hebben we vaak events neergezet om een PhD-verdediging te vieren of een grote subsidie-toekenning.

Internationaal samengesteld

Leiden heeft net als Eindhoven een hoog percentage niet-Nederlandstalige medewerkers, vaak postdocs en PhD’s uit alle continenten. Engels als werktaal is hier de standaard bij universitaire en LUMC-gerelateerde teams. Bij Janssen-toeleveranciers en biotech-startups idem.

Voorzichtig met luide formats

Onderzoeksomgevingen zijn vaak gevoelig voor geluid (laboratoria in het LUMC, dierfaciliteiten op het Bio Science Park, ICU’s). Een F1-simulator-event in het LUMC-gebouw zelf werkt niet. Externe locatie is dan de route.

Wat past in Leiden?

• VR-experience met meerdere applicaties, populair bij onderzoeksteams. De techniek zelf is gespreksonderwerp.
• Pubquiz op maat met vragen rond het onderzoeksveld of het Leidse erfgoed (Pilgrim Fathers, Naturalis-dino’s, het Boerhaave Museum).
• F1-simulator en EA FC-toernooien bij agencies en zakelijke dienstverlening
• Retro-arcade en muziekbingo als borrel-elementen

Per Leidse wijk wat past

Centrum, Rapenburg, Pieterskerkhof

Het historische universiteitshart. Advocatenkantoren in oude grachtenpanden langs het Rapenburg, agencies in kleinere zijstraten. Voor compactere teams van 15 tot 40 personen past een retro-arcade in een verbouwd grachtenpand of een casino-avond in een statig herenhuis aan de Pieterskerkgracht.

Bio Science Park (Leiden-Centraal noordkant)

Janssen Pharmaceutical, Galapagos, Astellas-erfgoed, en honderden biotech-spin-offs. Voor teams hier passen VR-experience-events op eigen kantoor met campus-zichtlijnen als achtergrond.

LUMC en omgeving

Universitair Medisch Centrum Leiden. Voor zorgteams en onderzoeksgroepen passen events buiten het gebouw, in zalen verderop in de stad. De Stadsgehoorzaal en De Waag zijn vaak gebruikte alternatieven.

Leiden Bio Park en het Sectorbedrijfsleven

Voor middelgrote biotech-bedrijven met internationale staf. Hier zetten we vaak F1-simulator + VR-circuits op in eigen kantoren.

Industrieterrein ‘s-Gravenpolder en Roomburg

Productiebedrijven, kleinere zakelijke dienstverleners. Voor lasergame en muziekbingo werkt het hier.

Wassenaar (net buiten Leiden)

Voor klantenrelatie-events op een landgoed of in een statige villa. Kasteel Oud-Wassenaar wordt vaker geboekt door Leidse advocatenkantoren voor formele klantenrelatie-events dan men zou denken.

Leidse locaties die wij vaak gebruiken

• Stadsgehoorzaal Leiden voor 100 tot 600 personen
• Hubrecht Institute-zalen voor wetenschappelijke recepties
• De Waag voor middelgrote zakelijke events
• Lakenhal voor klantenrelatie-events met cultureel cachet
• Bioscience Park locaties voor on-site activatie
• Naturalis-zalen voor klantenrelatie-events met “iets bijzonders” (dino-skelet als achtergrond)
• Rijksmuseum van Oudheden voor formele klantenrelatie-events
• Eigen kantoor of universiteitszaal indien geluidsneutraal

Twee voorbeelden uit onze Leidse praktijk

Janssen-toeleverancier, team van 60 personen Wens: jaarafsluiting voor een gemengd team met veel internationale medewerkers. We deden een VR-experience-circuit (8 headsets) met een retro-arcade-borrelhoek en een muziekbingo als afsluiter. Engels begeleid. Drie uur programma plus borrel. Kosten rond €3.800.

Advocatenkantoor in centrum Leiden, team van 22 Wens: kerstborrel met “iets dat niet bij elke andere firma gedaan wordt.” We zetten een F1-simulator-toernooi op in hun eigen pand aan het Rapenburg met een casino-avond als afsluiter. Twee uur active programma plus borrel. Kosten rond €2.100.

Wat hier minder werkt

• Erg luide silent disco’s in centrum-locaties dichtbij woningen langs het Rapenburg
• Pubquizzen over de Nederlandse politiek of cultuur bij internationale teams
• F1-simulator-events op zaterdagochtenden (de meeste Leidse teams werken niet op zaterdag)

Praktische punten

Leidens Ontzet (3 oktober). De stad heeft op deze dag een unieke traditie met haringtocht en parades. Voor zakelijke events op deze datum overlegt met je team, veel medewerkers nemen vrij.

Leidse Studenten-Bevrijdingsdag. Een tweede stadsfeest, variabele datum, kan hotelcapaciteit beïnvloeden.

De Beestenmarkt en het Hooglandse Kerkplein. Compactere centrale locaties voor kleinere events. Voor parkeren is dit lastig in het weekend.

Prijsindicatie

Voor 25 personen rond €1.500 tot €1.900. Voor 60 personen €2.800 tot €3.900. Voor 150 personen €5.000 tot €7.500. Reiskosten Amsterdam-Leiden zijn minimaal (40 km).

Mail wesley@weplayunited.com of bel 020-808-8541. Geef het type organisatie mee in het eerste contact, dan stemmen we ons voorstel daarop af.