Evenement organiseren in Den Haag

Sta op een dinsdagmiddag op het Plein in Den Haag, tegenover de Ridderzaal met haar slanke torens, en kijk over de Hofvijver waar de eenden langs zwemmen langs de gele gevel van het Mauritshuis. Loop 200 meter naar de Lange Voorhout-laan met haar oude beuken en je bent in het hart van het bestuurlijk Den Haag. Drie kilometer naar het noordoosten ligt het Vredespaleis waar het Internationaal Gerechtshof zit. Drie kilometer naar het noordwesten ligt Madurodam met haar mini-versie van Nederland. En vier kilometer naar het noorden ligt Scheveningen met de Pier, het Kurhaus en het strand dat in juli en augustus volzit met badgasten.

Een event in Den Haag organiseren is niet hetzelfde als in Amsterdam. Ministeries, ambassades, internationale tribunalen en de zakelijke dienstverlening die met al deze partijen werkt vormen een eventmarkt met eigen regels, protocollen en verwachtingen. Wie hier een zakelijk event neerzet doet er goed aan deze realiteit te kennen voordat hij of zij begint te boeken.

Wat Den Haag uniek maakt voor eventplanners

Aanbestedingsregels en formele inkoop

Ministeries, RVO, en de meeste rijksdienstonderdelen hebben formele inkoopprocessen voor leveranciers. Voor events onder een drempelwaarde (vaak rond €70k) kan een directe offerte volstaan. Daarboven gaat alles via aanbestedingen. Wij hebben ervaring met beide trajecten, vraag in eerste contact om welk traject het bij jou gaat.

Voor een afdelingsdag van een ministerie aan de Bezuidenhoutseweg of de Turfmarkt hebben we eerder een pubquiz op maat verzorgd met vragen rond het beleidsterrein van de afdeling, in combinatie met een retro-arcade als doorlopende borrelactiviteit.

Protocollen rond ambassades en internationale instellingen

Een event voor een ambassade in het Statenkwartier of een internationaal tribunaal vraagt vooraf afstemming over publiciteit, fotografie, en wie wel of niet op de gastenlijst staat. Wij werken standaard met een non-publicatie-clausule als de klant dit vraagt en zorgen dat onze begeleiders weten welke restricties gelden.

Voor het Internationaal Gerechtshof of het Joegoslavië-Tribunaal-erfgoed-organisaties hebben we eerder F1-simulator-events verzorgd in zalen met internationale gasten waar het beeld van competitieve Formule 1 een verbinding gaf zonder taal.

Internationale gasten en taal

Een Haags event heeft vaker dan elders gasten uit andere landen. Engels als hoofdtaal is bij ambassade- en lobbyfirma-events de standaard. Bij ministerie-afdelingen vaak nog Nederlands.

Avondrust in woonwijken

Den Haag heeft strikte avondsluitingstijden in woongerichte wijken (Statenkwartier, Benoordenhout, Wassenaar). Een silent disco buiten op een binnenterrein in de zomer kan klachten opleveren. Vraag dit bij je locatie na voor je tekent.

Drie veelvoorkomende Haagse opdrachten

Opdracht 1: ministeriele afdelingsdag

Vaak 60 tot 150 medewerkers, gemengd qua leeftijd, met sterke hiërarchische cultuur. Locatie is vaak een gehuurde zaal in een World Forum-bijzaal of in Diligentia aan de Lange Voorhout.

Wat past:

• Pubquiz op maat
• Muziekbingo als avondelement
• Retro-arcade als doorlopende borrel-activiteit
• Lasergame als plot-twist voor wie wel actief wil

Opdracht 2: ambassadereceptie of internationaal event

Vaak 50 tot 200 gasten, Engelstalig, formeel kader. Wat past:

• F1-simulator-activatie tijdens receptie
• VR-experience als activatie met universele bereikbaarheid
• Casino-avond als hoofdblok bij avondprogramma

Opdracht 3: lobbyfirma- of agency-personeelsfeest

Vaak 30 tot 80 jongere medewerkers, korte aandachtsspanne, hoge eisen aan visuele afwerking. Wat past:

• EA FC en FIFA toernooien
• Silent disco als afsluiter
• F1-simulator met live brackets

Per Haagse wijk wat past

Centrum, Binnenhof, Plein

Politieke hart. F1-simulator-pop-up in een ministeriële kantoorzaal met uitzicht over de Hofvijver werkt.

Statenkwartier en Vredespaleis-omgeving

Ambassades, Internationaal Gerechtshof, internationale advocatenkantoren. Engelse begeleiding standaard, formele protocollen.

Bezuidenhout en Beatrixkwartier

Moderne kantoortorens, zakelijke dienstverlening, lobbyfirma’s. Korte events met snelle afwerking.

Scheveningen en Pier

Relevant voor zomer-events of klantenrelatie-bijeenkomsten. Het Kurhaus heeft event-faciliteiten, de Scheveningse Pier kan voor zomerborrels worden ingezet.

Madurodam en omgeving

Een onverwachte locatie voor middelgrote klantenrelatie-events. Receptie tussen de mini-iconen plus aansluitend programma in een aanpalende zaal.

Wassenaar en Voorschoten

Aanvoerregio van het bestuurlijk Den Haag. Kasteel Oud-Wassenaar is een geliefde off-site-locatie. Wij zetten hier vaak een avondprogramma neer met retro-arcade, F1-simulator en casino-avond als opeenvolgend programma.

Haagse locaties die wij vaak gebruiken

• World Forum voor 200+ personen, internationale uitstraling
• Mauritshuis voor bijzondere klantenrelatie-events (met externe coördinator)
• Rolzaal Binnenhof wanneer toegankelijk
• HMSHost rondom Centraal voor zakelijke borrels
• Kasteel Oud-Wassenaar voor formele off-sites
• Madurodam als verrassingslocatie voor middelgrote events
• Kurhaus Scheveningen voor zomer- en herfst-events
• De Nieuwe Kerk voor formele kleinere events
• Diligentia voor middelgrote bijeenkomsten
• Panorama Mesdag voor klantenrelatie-events met cultureel cachet
• Eigen kantoor of departementsplein voor compactere events

Prijsindicatie

Groep	Setup	Game-event indicatie
30 personen	F1 + retro-arcade	€1.600 tot €2.100
80 personen	Pubquiz + retro + muziekbingo	€3.000 tot €4.200
200 personen	Internationaal event met meerdere activaties	€7.000 tot €12.000

Reiskosten Amsterdam-Den Haag zijn beperkt.

Praktische punten

Prinsjesdag-week (derde dinsdag in september). De stad transformeert. Hotels vol, beveiliging strakker, parkeerruimte beperkt. Plan zakelijke events niet in deze week.

Internationale toppen. Wanneer Den Haag een EU-Top, G7 of NAVO-bijeenkomst host, is de stad voor zakelijke events beperkt bereikbaar.

De Lange Vijverberg en Lange Voorhout. Voor binnenstadlocaties zijn dit de aanvoerroutes voor onze vrachtwagen. In de spits 16.30-19.00 staat het hier vast vanwege de Hofvijver-route.

Mail wesley@weplayunited.com of bel 020-808-8670. Voor ministeriele opdrachten met aanbestedingsregels: vermeld dit in het eerste contact zodat we ons voorstel correct opbouwen.