Wat kost retro arcade huren? Prijzen, pakketten en transport

Wat kost retro arcade huren? Het korte antwoord: tussen €1.295 voor een Compact-pakket met 4 machines en €3.495 voor een Festival-pakket met 12+ machines. Wij draaien jaarlijks 600+ events in NL, BE en DE en de prijsvraag die HR-managers ons stellen, is bijna altijd hetzelfde: wat zit er in die prijs en wat valt er buiten.

Dit artikel geeft je het volledige prijsplaatje. Wat de drie pakketten kosten, wat erin zit, hoe het transport van zware machines zit, en welke posten niet in onze prijs vallen. Eerlijk overzicht, geen verrassingen achteraf.

Wat bepaalt de prijs van retro arcade huren

Drie variabelen sturen de prijs van een retro arcade event. Het aantal machines, de duur van het programma en de groepsgrootte. Hoe meer cabinets, hoe meer transport, opbouw en begeleiding nodig is. Hoe groter de groep, hoe meer machines parallel staan om wachtrijen te voorkomen.

Een vierde variabele die vaak vergeten wordt is transport. Een arcade-cabinet weegt 80 tot 120 kilo, een vintage flipperkast tussen 110 en 140 kilo. Voor 8 machines hebben wij een grote bestelbus of kleine vrachtwagen nodig en twee man voor uitladen en opbouwen. Veel verhuurpartijen rekenen transport apart door, wij rekenen dat binnen NL en BE in de pakketprijs.

Een vijfde variabele die wel of niet meetelt is begeleiding. Bij ons staat per pakket standaard 1 tot 3 begeleiders. Anderen rekenen dat per uur door bovenop de basisprijs.

De drie WePlay-pakketten in detail

Wij bieden drie pakketten voor retro arcade huren. Allemaal op free play (geen muntjes), allemaal inclusief op- en afbouw, allemaal met begeleiding. De prijs schaalt mee met het aantal machines en de groepsgrootte.

Retro Arcade Compact, €1.295 excl. btw

• 4 arcade-machines plus 1 flipperkast
• 20 tot 50 deelnemers
• 4 uur beschikbaar
• Free play (geen muntjes)
• 1 begeleider voor toezicht
• Op- en afbouw door ons

Het instappakket. Voor een afdelingsuitje, kleinere kerstborrel of partner-event van 20 tot 50 personen. Per deelnemer kom je uit op €25 tot €65 afhankelijk van groepsgrootte. Vier cabinets is genoeg om 4 tot 8 mensen tegelijk te laten spelen, met de flipperkast als sociaal middelpunt.

Retro Arcade Classic, €2.295 excl. btw

• 8 arcade-machines plus 2 flipperkasten
• 50 tot 100 deelnemers
• 4 uur beschikbaar
• 1 airhockey-tafel
• Free play, leaderboard optioneel
• 1 tot 2 begeleiders

Ons meest gekozen pakket voor bedrijfsfeesten en jubilea. De extra cabinets, twee flipperkasten en de airhockey-tafel maken het verschil tussen “we hebben wat retro spelletjes” en “we hebben een complete arcade-hal”. Per deelnemer kom je uit op €23 tot €46.

Retro Arcade Festival, €3.495 excl. btw

• 12+ arcade-machines
• 100 tot 200 deelnemers
• 6 uur beschikbaar
• Mix van flipperkasten plus airhockey
• Optioneel: live retro DJ-set
• 2 tot 3 begeleiders plus 1 spelleider

Het showvariant. Voor 25-jarige of 50-jarige bedrijfsjubilea, grote partner-events en thema-avonden. Per deelnemer kom je uit op €17 tot €35. De optionele live retro DJ-set kost ongeveer €395 extra en draait synthwave, Italo disco en classics terwijl gasten flipperen.

Voor groepen boven 200 personen maken we een voorstel op maat. Het format schaalt door zonder problemen, we hebben events tot 350 personen gedraaid met meerdere parallel-zones.

Wat zit erin en wat valt erbuiten

Eerlijkheid voorop. Drie posten zitten standaard in onze pakketprijs en drie posten vallen erbuiten.

Wel inbegrepen

Alle machines (cabinets, flipperkasten, airhockey), free play activeren (geen muntjes nodig), op- en afbouw door ons team, begeleider tijdens het hele event, technische ondersteuning bij storingen, reiskosten binnen NL en BE, alle benodigde stroomvoorzieningen via verlengsnoeren met overspanningsbeveiliging.

Niet inbegrepen

Locatiehuur als je het event op een externe locatie organiseert. Voor je eigen kantoor, kantine of atrium betaal je niets, voor een gehuurde feestzaal of urban venue tel je tussen €200 en €1.500 erbij afhankelijk van stad en datum.

Catering, drankjes, hapjes en eventuele bediening lopen buiten ons om. Wij combineren prima met elke catering-partner, geen vendor-lock.

Reiskosten naar Duitsland en grensgebieden. Voor klanten in DE rekenen we een kleine reisvergoeding die we altijd vooraf in de offerte vermelden, geen verrassing achteraf.

Hoe het transport van zware machines werkt

Een vraag die we vaak krijgen: hoe komen die machines bij ons binnen? Een arcade-cabinet weegt 80 tot 120 kilo, een vintage flipperkast 110 tot 140 kilo. Veel locaties hebben geen ruime laadingang of lift, dus dit is iets om vooraf te checken.

Wij komen met een bestelbus of kleine vrachtwagen, twee man voor uitladen, een steekwagen per twee personen, en bij grote events een hydraulische lift. De cabinets gaan op transport-wielen door deuropeningen, vrachtliften en gangen. Voor opbouw op de eerste verdieping of hoger checken we vooraf of je een vrachtlift of brede trap hebt.

Voor binnenstedelijke locaties in Amsterdam, Brussel of Düsseldorf reserveren we vooraf laadplek bij de gemeente waar nodig. Bij events in oude panden zonder lift bouwen we soms in op de begane grond of brengen extra mankracht mee. Vermeld bij je aanvraag op welke verdieping de zaal is, dan stemmen wij het transport hierop af.

Bij Festival-pakketten met 12+ machines kan de opbouw 120 minuten duren in plaats van 90. Plan je startijd hierop, of vraag ons om eerder te komen voor zekerheid.

Rekenvoorbeeld: 60 deelnemers

Stel je organiseert een 25-jarig bedrijfsjubileum voor 60 medewerkers. Twee scenarios.

Scenario A: zelf samenstellen

Vier losse cabinets huren via een rentalpartij: €200 per cabinet per dag, dus €800. Twee flipperkasten huren: €175 per stuk per dag, €350. Transport door verhuurder: €300. Eigen tijd voor opbouw door 2 collega’s, 4 uur. Geen begeleiding tijdens event. Totaal: €1.450 plus 8 manuren collega-tijd.

Wat krijg je: zes machines op de vloer. Geen begeleiding, geen technische backup, geen airhockey, eigen risico op schade.

Scenario B: WePlay Classic

8 cabinets, 2 flipperkasten, airhockey, 1 tot 2 begeleiders, op- en afbouw, 4 uur draaitijd, free play, geen muntjes. Totaal: €2.295.

€845 duurder dan zelf samenstellen, maar je krijgt twee extra cabinets, een airhockey-tafel, professionele begeleiding tijdens het event en geen eigen tijd voor opbouw of toezicht. Voor een jubileum waar 60 collega’s de avond moeten onthouden, is het verschil van €14 per persoon doorgaans de moeite waard.

Bij wel 8 van de 10 klanten die zelf met scenario A starten, kiezen voor de volgende editie scenario B. Het tijdverschil en het kwaliteitsverschil wegen op tegen een paar honderd euro.

Hoe verhoudt retro arcade zich tot andere event-formats

Voor een bedrijfsfeest van 60 personen kom je met retro arcade op €38 per persoon (Classic-pakket). Hoe staat dat tegenover andere formats die wij draaien?

• PS5 huren voor een gaminglounge: €595 tot €995, ongeveer €10 tot €17 per persoon
• FIFA-toernooi voor 60 personen: €750 tot €1.250, ongeveer €13 tot €21 per persoon
• Pubquiz voor 60 personen: €595 tot €795, ongeveer €10 tot €13 per persoon
• Beerpong-toernooi voor 60 personen: €495 tot €795, ongeveer €8 tot €13 per persoon
• Lasergamen huren voor 60 personen: €1.200 tot €1.800, ongeveer €20 tot €30 per persoon

Retro arcade zit aan de bovenkant van het prijsspectrum, vergelijkbaar met lasergamen. De reden is logisch: meer fysieke spullen, zwaarder transport, meer opbouwtijd. Wat je ervoor krijgt is een visueel cinematische sfeer die andere formats niet leveren. Voor een afdelingsuitje is een goedkoper format vaak prima, voor een 25-jarig jubileum betaalt het showelement zich terug.

Wanneer is retro arcade huren de prijs waard

Drie scenarios waarin het Classic of Festival-pakket duidelijk de prijs verdient.

Bedrijfsjubileum waar generaties moeten samenkomen. Een retro arcade activeert 25’ers en 55’ers in dezelfde minuut, geen ander format doet dat zo natuurlijk.

Partner-event of klantendag waar je iets bijzonders wilt laten zien. Een rij oplichtende cabinets in een gedimde zaal werkt als statement-piece, mensen blijven praten over de avond.

Kerstborrel of zomerafsluiting bij een bedrijf met 50+ medewerkers. Het format is laagdrempelig genoeg dat niemand zich verplicht voelt mee te doen, maar visueel sterk genoeg dat iedereen toch in beweging komt.

Een scenario waar je beter kiest voor PS5 huren of een FIFA-toernooi is een afdelingsuitje van 15 tot 25 personen waar je een actieve competitie wilt. Retro arcade is meer rondloop dan toernooi.

Vroeg boeken loont in piekperiodes

Een laatste praktische post die in onze offertes wel eens vragen oproept: het verschil tussen boeken voor een doordeweekse datum in maart of een zaterdag in december. Onze pakketprijzen zijn vast, maar beschikbaarheid is dat niet. December (kerstborrels) en juni (zomerafsluitingen) zijn onze drukste maanden. Voor die periodes raden we aan om minimaal 8 weken vooruit te boeken.

Voor doordeweekse data of buiten piekperiodes is 3 tot 4 weken vooruit doorgaans voldoende. Wij hebben standaard meerdere arcade-sets in voorraad, dus capaciteit is meestal geen probleem, behalve op piekdagen waar 4 of 5 events tegelijk lopen. Voor klanten die een specifieke flipperkast willen (Stranger Things, Addams Family), boek je liefst eerder, omdat we van die specifieke modellen 1 of 2 stuks hebben.

Wij geven onze klanten een eerlijke beschikbaarheidcheck binnen 24 uur na aanvraag. Geen vage “we zien wel” maar een direct ja of nee, met alternatieve data als de oorspronkelijke niet beschikbaar is.

Aan de slag

Wat retro arcade huren kost hangt af van je groepsgrootte en wat je wilt bereiken. Compact start op €1.295 voor 20 tot 50 deelnemers, Classic op €2.295 voor 50 tot 100, Festival op €3.495 voor 100 tot 200. Alles inclusief op- en afbouw, begeleiding, free play en transport binnen NL en BE.

Wij maken graag een vrijblijvend voorstel op maat voor jouw retro arcade event, binnen 24 uur in je inbox. Bel ons op 020 808 8670 als je liever direct sparrt over de juiste pakket-opzet. Lees verder: retro arcade huren voor je bedrijfsfeest of jubileum of Pac-Man en flipperkasten huren voor een themafeest. Vraag een voorstel aan.